Points clés
- Vérifiez d'abord si le problème vient de l'agence ou de ce qui manque de votre côté. Une nouvelle agence ne compensera pas un brief absent.
- Sécurisez les accès administrateur et exportez vos données avant le préavis, pas après.
- Votre entreprise doit détenir les comptes publicitaires, le portefeuille Meta Business, l'analytics, le nom de domaine et le numéro WhatsApp Business.
- Dans le Golfe, ajoutez à la liste de passation le numéro WhatsApp, les fichiers de textes en arabe et les permis des créateurs de contenu.
Checklist de passation d'agence
Remplissez une ligne par actif. Marquez chacun sécurisé, en cours ou à risque avant de donner votre préavis.
| Actif | À qui il doit appartenir | À faire avant le préavis | Signal d'alerte |
|---|---|---|---|
| Compte Google Ads | Votre entreprise, avec votre propre identifiant administrateur | Confirmez qu'une personne de votre entreprise a l'accès administrateur dans Accès et sécurité. Notez quel compte administrateur est associé. | Le compte a été créé dans le compte administrateur de l'agence et personne chez vous n'est administrateur. |
| Google Analytics 4 et Tag Manager | Votre entreprise | Vérifiez que vous êtes administrateur de la propriété GA4 et du conteneur Tag Manager. Exportez les rapports dont vous dépendez. | Vous ne voyez que des captures d'écran dans une présentation. |
| Portefeuille Meta Business (Pages, Instagram, compte publicitaire, pixel ou ensemble de données) | Le portefeuille de votre entreprise, avec l'agence ajoutée comme partenaire | Vérifiez qu'une personne de votre entreprise a le contrôle total. Listez chaque actif auquel l'agence a accès. | Votre Page ou votre compte publicitaire se trouve dans le portefeuille de l'agence, pas dans le vôtre. |
| Numéro WhatsApp Business | Le compte WhatsApp Business de votre entreprise | Identifiez le prestataire (Solution Partner) qui héberge le numéro et le compte auquel il est rattaché. Demandez comment la validation en deux étapes sera désactivée pour un transfert. | Le numéro est dans le compte de l'agence, et elle ne sait pas dire comment le transférer. |
| Nom de domaine et DNS | Votre entreprise, chez un registraire à votre nom | Obtenez l'identifiant du registraire. Notez qui contrôle le DNS et où pointent les enregistrements e-mail (MX). | Le domaine est enregistré au nom de l'agence. |
| Site web et pages d'atterrissage | Votre entreprise | Obtenez l'accès administrateur au site et à tout outil de pages d'atterrissage. Faites une sauvegarde complète. | Les pages d'atterrissage sont hébergées dans le compte d'outil de l'agence. |
| Fichiers créatifs et textes (anglais et arabe) | Votre entreprise, selon le contrat | Demandez les fichiers sources : visuels, vidéos, textes publicitaires, textes en arabe, fichiers de marque. | Seulement des images exportées, aucun fichier source. |
| Rapports et données brutes | Votre entreprise | Téléchargez les rapports mensuels et les exports bruts pour la période que vous avez payée. | Les données sont seulement « disponibles sur demande ». |
| Outils et abonnements au nom de l'agence | Convenu par écrit | Listez les outils (planification, reporting, suivi des appels). Décidez lesquels vous remplacerez. | Le suivi cesse de fonctionner le jour où le compte d'outil de l'agence ferme. |
| Créateurs de contenu et permis | Les dossiers de votre entreprise | Gardez la liste des créateurs sollicités et les détails de leurs permis. | Personne ne sait vous dire quels créateurs ont porté vos publicités. |
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Le problème vient-il de l'agence, ou de ce qui lui manque ?
Changer d'agence prend du temps. Une nouvelle agence doit apprendre votre offre, vos clients et vos comptes : assurez-vous de régler le bon problème.
Le problème vient probablement de l'agence quand :
- Les rapports montrent de l'activité mais aucune action ni étape suivante, alors que vous les avez demandées.
- Les dates glissent sans prévenir, plus d'une fois.
- Vous n'obtenez pas les noms des personnes qui travaillent sur votre compte.
- Les réponses sur la propriété de vos comptes ou de vos données restent floues.
Le problème peut venir de votre côté quand :
- Il n'existe pas de brief écrit avec un objectif, un canal principal et un chiffre pour juger.
- Les validations prennent des semaines, ou personne chez vous ne peut dire oui.
- Le suivi n'a jamais été mis en place, donc personne ne voit ce qui a marché.
Si la seconde liste vous parle, écrivez d'abord le brief, quel que soit le chantier de Marketing digital. Notre guide pour briefer un projet de marketing digital avant de dépenser contient une checklist d'une page. Faites ensuite le point une fois avec votre agence actuelle sur cette base. Si les mêmes problèmes reviennent, vous changerez avec un brief clair pour la suivante, et c'est le meilleur départ que vous puissiez lui donner.
L'ordre des étapes
L'ordre compte plus que la vitesse.
- Relisez votre contrat. Repérez le préavis, ce qu'il prévoit sur les fichiers et les données, et tous frais liés à la passation. Ce guide ne constitue pas un avis juridique : si les clauses ne sont pas claires, consultez un avocat avant d'agir.
- Sécurisez les accès administrateur. Utilisez la checklist. Réglez chaque ligne marquée à risque tant que la relation est encore normale.
- Exportez ce dont vous avez besoin. Rapports, données brutes, fichiers créatifs sources, textes en arabe, listes d'audience que vous avez le droit de garder.
- Briefez la prochaine agence. Envoyez le même brief et votre checklist de passation. Demandez-lui ce dont elle a besoin dès le premier jour.
- Donnez votre préavis par écrit. Listez ce que vous attendez de recevoir, et pour quand.
- Retirez les accès de l'ancienne agence. Seulement une fois que le nouveau dispositif fonctionne et que la liste de passation est complète.
Sur Google Ads, une personne ayant l'accès administrateur à votre compte peut retirer un compte administrateur associé depuis Accès et sécurité. Le compte garde son propre historique de campagnes après la dissociation, selon l'aide Google Ads. Sur Meta, seule une personne ayant le contrôle total de votre portefeuille Business peut retirer un partenaire : c'est pourquoi la troisième ligne de la checklist passe avant le préavis.
Si vous voulez un second regard sur votre liste de passation avant d'envoyer le préavis, écrivez-nous sur WhatsApp.
Les détails du Golfe que la plupart des guides oublient
Votre numéro WhatsApp. Si vos demandes arrivent sur WhatsApp, c'est l'actif que vous pouvez le moins vous permettre de perdre, et il a peut-être été configuré via le prestataire de l'agence. La documentation de Meta indique qu'un numéro peut passer d'un compte WhatsApp Business à un autre en gardant son nom d'affichage, sa note de qualité et ses modèles approuvés de haute qualité. La validation en deux étapes doit d'abord être désactivée, et si l'ancien prestataire contrôle le compte, c'est à lui de le faire. Posez la question tôt.
Les textes en arabe. Bien écrire des annonces, des pages d'atterrissage et des légendes en arabe demande un vrai travail. Demandez les fichiers sources, pas seulement les publications en ligne, pour que la prochaine équipe parte de vos formulations validées.
Le calendrier. Évitez une passation dans les semaines qui précèdent le Ramadan, l'Aïd ou une grande période de soldes. Prévoyez le changement pour que la nouvelle équipe ait le temps d'apprendre les comptes avant votre période chargée.
Les créateurs de contenu. Si des créateurs ont produit du contenu pour vous, gardez leur liste et les détails de leurs permis dans vos propres dossiers. La prochaine agence en aura besoin.
Que demander à la prochaine agence
Posez les mêmes questions qu'à n'importe quelle agence, avec deux de plus pour un changement : « De quoi avez-vous besoin de notre part dès le premier jour ? » et « Que vérifierez-vous en premier dans les comptes que nous vous confions ? ». Une bonne réponse est précise : les accès, le suivi, les rapports des derniers mois et le brief. Nos Questions à poser à une agence de marketing digital avant de signer couvrent le reste, et Une agence de marketing digital peut-elle garantir des résultats ? montre comment mettre cette fois les engagements par écrit.
Si une partie du problème venait d'un reporting fait à la main ou de leads perdus entre WhatsApp et l'équipe commerciale, la solution peut aussi passer par vos processus, pas seulement par le marketing. C'est un chantier Intégrations et solutions IA, cadré à part.
Apportez la checklist à votre premier appel
Remplissez la checklist avant de parler à qui que ce soit de nouveau. Quand vous êtes prêt à parler du chantier, prenez rendez-vous et apportez le brief et la checklist. Vous pouvez voir comment Voyuma aborde le Marketing digital avant qu'on se parle.